Prendre soin de ses contacts ou prospects va améliorer vos listes d’envoi d’e-mails. De plus, c’est s’assurer de leur bonne délivrabilité, car non propre, elles pourraient entacher délivrance auprès de vos prospects ou client et nuire à la réputation de votre entreprise avec le risque de vous faire blacklister.
Pourquoi faire du Data Management le socle de votre stratégie ?
Si le canal d’acquisition est l’e-mailing, l’important, c’est d’avoir une base de données « propre » vers laquelle il est possible d’adresser du contenu. Il y a maintes raisons de faire du Data Management, voici quelques-unes pour éviter d’envoyer des emails qui ne s’adressent à personne, avoir la maîtrise ses coûts, augmenter la performance de vos campagnes et conserver une bonne réputation auprès des FAI (Fournisseurs d’Accès Internet). Nous avons décidé de vous faire cadeau de quatre règles de bases.
La syntaxe des adresses e-mails
Il y a des règles basiques à respecter dans la syntaxe d’une adresse email. Généralement, un email s’écrit : user@domaine En B2C, le nom de domaine correspond majoritairement à des FAI ou des webmails : orange.ch ; gmail.com ; hotmail.fr, etc. Toujours en B2B, on trouve également des domaines propres aux entreprises : @digitalmint.ch ; @jobcampaign.ch ; tamia.swiss. Pour finir, un email peut être générique : contact@digitalmint.ch ou alors nominatif : marc.dominique@lune.ch. Un email comportera systématiquement une arobase @ et un point. Sachez aussi que les chiffres, les tirets et le caractère underscore sont par ailleurs admis. Petite liste des caractères interdits : Accents, Virgule, Point-virgule, Espace, Slash, Deux-points, Point d’exclamation, Point d’interrogation, Parenthèses ou Crochets. Dernier point, vous pourrez facilement identifier les emails mal orthographiés à l’aide d’Excel.
Conserver une base de données propre pour obtenir plus de contacts qualifiés
En conclusion, il faut avoir en tête qu’une phase de nettoyage se fait en amont du chargement du fichier, mais également au fil du temps. Prenez aussi le temps, après chaque envoi, de traiter les retours et gardez une trace de vos actions en flaggant les emails corrompus ou en créant une liste des désabonnés. L’idée première est d’avoir un historique de vos actions et d’identifier des inactifs pour éviter de les réintégrer lors d’une prochaine mise à jour. Si votre structure est équipée d’une CRM Automation, il serait SMART d’étendre le nettoyage à cet outil. Et enfin, pensez à qualifier et à segmenter votre base de données et vos envois. Avoir une approche SMART permettra de personnaliser les messages et d’optimiser l’engagement du marketing et surtout de limiter le taux de désabonnement.
La gestion des doublons
Différentes variétés de doublons existent, c’est à vous de nettoyer ou de faire le tri ! L’email identique > faire le dédoublonnage, sera le plus simple à effectuer. Le Siret identique > l’ensemble des emails vont appartenir à la même entreprise, association ou organisation. Si celle-ci ferme, il vous suffit de prendre tous les emails ayant le même Siret et de les flagger en « emails bounds » et pour finir les emails différents pour un même contact, c’est le tri le plus complexe, mais cela évite de passer pour un spammeur.
La gestion des désabonnements
Cette question ne devrait pas se poser. Il faut désabonner toutes personnes qui le demandent. En plus d’être une obligation légale, renvoyer une campagne à ces personnes qui souhaitent être désinscrits n’apportera rien. Cela ne fera que créer des plaintes, de la méfiance à votre encontre et les fournisseurs d’accès à Internet risquent de vous mettre en blacklist ! Dite au revoir à votre bonne réputation et à votre taux de délivrabilité… Mettez en place un « Preference Center » ou en français un « centre de gestion des préférences », ou « tableau de bord » dans une interface visuelle. En optant pour ce type d’outil, vous permettez à vos utilisateurs de gérer leurs paramètres ou préférences liés à leur confidentialité, aux emailing auquel, ils sont abonnés. Cette démarche peut aussi limiter l’érosion de votre base de données.
La gestion des campagnes sur les retours d’emails
Il faut savoir que lors d’un routage, les serveurs d’envoi enregistreront des bounces qui indiquent l’échec de la transmission. Il faut distinguer le hard-bounce (erreur définitive) du soft-bounce (erreur temporaire). Pour cela, il vous faudra exclure les hard-bounces de vos prochains envois et suivre les soft de plus près. Certains fournisseurs d’accès à Internet utilisent le taux de rebond ou bounce rate pour identifier les spams. Selon nos experts, le taux acceptable ne devrait pas dépasser les 4 à 5%. Toujours avec ces emails de retour, les réponses automatiques : comme le départ en retraite, un changement d’interlocuteur, les vacances etc,… Cette partie doit être traitée manuellement, mais sachez que ce travail fastidieux est essentiel.
Conserver une base de données propre pour obtenir plus de contacts qualifiés
En conclusion, il faut avoir en tête qu’une phase de nettoyage se fait en amont du chargement du fichier, mais également au fil du temps. Prenez aussi le temps, après chaque envoi, de traiter les retours et gardez une trace de vos actions en flaggant les emails corrompus ou en créant une liste des désabonnés. L’idée première est d’avoir un historique de vos actions et d’identifier des inactifs pour éviter de les réintégrer lors d’une prochaine mise à jour. Si votre structure est équipée d’une CRM Automation, il serait SMART d’étendre le nettoyage à cet outil. Et enfin, pensez à qualifier et à segmenter votre base de données et vos envois. Avoir une approche SMART permettra de personnaliser les messages et d’optimiser l’engagement du marketing et surtout de limiter le taux de désabonnement.
